Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine elektronische Datenbank, die die Organisation und Speicherung digitaler Dokumente erleichtert. Von Rechnungen bis hin zu internen Unterlagen können alle Arten von Schriftstücken zentral verwaltet, von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet und miteinander verknüpft werden, ohne dass zahlreiche Kopien erstellt werden müssen. Durch die Versionierung können frühere Versionen einfach verglichen und wiederhergestellt werden. Die Effizienz des Arbeitsablaufs wird durch die Verwendung von Schlagwörtern zur Kategorisierung und Zuordnung von Dokumenten optimiert.